Peran Komunikasi dalam Organisasi

Peran Komunikasi dalam Organisasi

·         Pengertian dan Arti Penting Komunikasi

Komunikasi mengandung makna bersama – sama (common). Istilah komunikasi atau communication berasal dari bahasa Latin, yaitu communication yang berarti bahwa pemberitahuan atau pertukaran. Kata sifatnya communis, yang bermkna umum atau bersama – sama.

            Para ahli mendefinisikan komunikasi menurut sudut pandang mereka masing – masing. Beberapa di antaranya seperti berikut :

1.      Hoveland (1948 : 371) mendefinisikan komunikasi, demikian : “The process by which an                 

individual (the communicator) transmits stimuli (usually verbal symbols) to modify, the behavior of other individu”. (Komunikasi adalah proses di mana individu mentransmisikan stimulus untuk mengubah perilaku individu yang lain).

2.      Raymond S. Ross (1983 : 8) mendifinisikan komunikasi sebagai suatu proses menyortir, memilih, dan mengirimkan symbol – symbol sedemikian rupa, sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimkasudkan oleh sang komunikator.

            Komunikasi merupakan hal yang sangat penting, karena Komunikasi merupakan suatu proses menyampaikan informasi oleh seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Hal ini termasuk ke dalam hal bersosialisasi, yang mana sosialisasi merupakan kebutuhan dasar manusia Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

·         Jenis dan Proses Komunikasi

1.      Komunikasi intrapribadi

Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication) adalah komunikasi dengan sendiri – sendiri, baik kita sadari atau tidak. Contohnya berpikir. Komunikasi ini merupakan landasan komunikasi antar pribadi dan komunikasi dalam konteks – konteks lainnya,meskipun dalam disiplin komunikasi tidak dibahas secara rinci dan tuntas. Keberhasilan komunikasi kita dengan orang lain bergantung pada keefektifan komunikasi kita dengan diri-sendiri.

2.      Komunikasi antarpribadi

Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) adalah komunikasi antara orang – orang secara tatap – muka, yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal maupun nonverbal. Bentuk khusus dari komunikasi antarpribadi ini adalah komunikasi diadik yang melibatkan hanya dua orang, seperti suami – istri, dua sejawat, dua sahabat dekat, guru – murid, dan sebagainya. Keberhasilan komunikasi menjadi tanggung jawab para peserta komunikasi.

3.      Komunikasi Kelompok

Kelompok adalah sekempulan orang yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu sama lainnya, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut. Kelompok ini misalnya adalah keluarga, tetangga, kawan – kawan terdekat; kelompok diskusi ; kelompok pemecah masalah ; atau suatu komite yang tengah berapat untuk mengambil suatu keputusan.

4.      Komunikasi Publik

Komunikasi publik (public communication) adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang (khalayak), yang tidak bias dikenali satu persatu. Komunikasi demikian sering disebut juga pidato, ceramah, atau kuliah (umum). Komunikasi publik biasanya berlangsung lebih formal dan sulit daripada komunikasi antarpribadi atau komunikasi kelompok, karena komunikasi publik menuntut perisapan yang cermat, keberanian dan kemampuan menghadapi sejumlah orang. Komunikasi publik sering bertujuan memberikan penerangan, menghibur, memberikan penghormatan atau membujuk.

5.      Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan juga informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar daripda komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi dan adakalanya juga komunikasi publik. KOmunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, dan komunikasi horizontal, sedangkan komunikasi informal tidak bergantung pada struktur organisasi , seperti komunikasi antar sejawat, juga termasuk gossip

6.      Komunikasi massa

Komunikasi massa (mass communication) adalah komunikasi yang menggunakan media massa, baik cetak (surat kabar, majalah atau elektronik (televisi, radio), yang di kelola oleh suatu lembaga atau orang yang di lembagakan, yang di tunjukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar di banyak tempat, anonym, dan heterogen.

Pesan-pesannya bersifat umum, disampaikan secara cepat, serentak, dan selintas (khususnya media elektronik). Komunikasi antar pribadi, komunikasi kelompok dan komunikasi organisasi berlangsung juga dalam proses untuk mempersiapkan pesan yang di sampaikan media massa ini.

·         Proses Komunikasi

            Semua tugas manajer, tanpa terkecuali, berhubungan dengan proses komunikasi. Masalah – masalah serius yang sering muncul adalah disalahkannya perintah dari atasan, tersinggungnya seseorang oleh gurauan rekan kerjanya, atau disalahartikannya komentar atasan sehingga terjadi sakit hati dikalangan karyawannya. Situasi tersebut adalah contoh kegagalan proses komunikasi.           

            Pertanyaan mendasar yang seharusnya dikerjakan bukanlah apakah para manajer sudah berkomunikasi, karena komunikasi merupakan sesuatu yang baku dalam fungsi organisasi. Pertanyaan sesungguhnya adalah : apakah para manajer berkomunikasi dengan baik atau buruk ? efektif belum tentu terlaksana. Setiap manajer harus juga menjadi seorang komunikator. Nyatanya, perilaku apapun yang dilakukan manajer merupakan suatu bentuk komunikasi kepada seseorang atau suatu kelompok. Terlepas dari berbagai kemajuan dalam proses komunikasi dan teknologi informasi, komunikasi antar-individu dalam organisasi masih menyisakan banyak hal yang bisa diperbaiki. Proses ini terjadi dalam diri tiap individu.

            Proses komunikasi melibatkan lima unsur orang yang menyampaikan pean, pesan yang dikomunikasikan, media penyampaian, penerima pesan, dan umpan balik. Secara singkat : Siapa – mengatakan apa – dengan cara apa – kepada siapa – dengan dampak apa? Untuk mengetahui setiap elemen salam proses tersebut, kita perlu mengetahui cara terjadinya komunikasi.

·         Komunikasi Efektif

Menurut Stewart L.Tubbs dan Sylvia Moss, komunikasi yang efektif menimbulkan 5 hal, yaitu :

1.      Pengertian

Pengertian artinya penerimaan yang cermat dari isi stimuli seperti yang dimaksud oleh komunikator. Seringkali pertengkaran atau konflik terjadi karena kita diartikan oleh orang yang kita ajak bicara. Kegagalan menerima isi pesan secara cermat disebut kegagalan komunikasi prime (primary breakdown in communication). Dalam konteks inilah diperlukan pemahaman orang tentang psikologi pesan dan psikologi komunikator.

2.      Kesenangan

Tidak semua komunikasi ditujukan untuk menyampaikan informasi dan membentuk pengertian. Misalnya ketika kita mengucapkan Selamat pagi, apa kabar? Kita tidak bermaksud mencari keterangan. Komunikasi seperti ini dimaksudkan untuk menimbulkan kesenangan, yang lazim disebut komuniksai fatis (phatic communication). Komunikasi seperti ini menjadikan hubungan kita hangat, akrab, dan menyenangkan. Dalam anilisis Transaksional ini disebut Saya Oke, Anda Oke. Ini memerlukan psikologi tentang sistem komunikasi interpersonal.

3.      Memengaruhi Sikap

Kita paling sering melakukan komunikasi untuk mempengaruhi orang lain.

Misalnya :

Ø  Orang tua di rumah memberikan nasehat agar anaknya menjauhi rokok dan narkoba.

Ø  Politisi ingin menciptakan citra yang baik pada konstituennya.

Yang disebutkan di atas adalah termasuk komunikasi persuasif. Komunikasi persuasive memerlukan emahaman tentang factor – factor pada diri komunikator, dan pesan yang menimbulkan efek pada komunikan. Persuasif didefinisikan sebagai proses mempengaruhi pendapat,sikap, dan tindakan orang dengan menggunakan psikologis sehingga orang tersebut berindak seperti atas kehendaknya sendiri.

4.      Hubungan sosial yang baik

            Komunikasi juga ditujukan untuk menumbuhkan hubungan sosial yang baik. Kebutuhan sosial adalah kebutuhan untuk menumbuhkan dan mempertahankan hubungan yang memuaskan dengan orang lain dalam hal interaksi dan asosiasi, pengendalian dan kekuasaan, serta cinta kasih.

            Menurut penelitian, bila orang gagal menumbuhkan hubungan interpersonal, maka ia akan menjadi agresif, senang berkhayal, dingin, sakit fisik dan mental, dan menderita flight syndrome (ingin melarikan diri dari lingkungannya).

5.      Tindakan

            Persuasi juga ditujukan untuk melahirkan tindakan yang dikehendaki. Komunikasi untuk menimbulkan pengertian memang sulit, tetapi lebiih sulit lagi memengaruhi sikap, dan jauh lebih sulit lagi mendorong orang untuk bertindak. Efektivitas komunikasi biasanya diukur dari tindakan nyata yang dilakukan komunikan. Tindakan adalah hasil kumulatif seluruh proses komunikasi. Ia bukan saja memerlukan pemahamana tentang seluruh mekanisme psikologis yang terlibat dalam proses komunikasi, tetapi juga termasuk faktor – faktor (yang memengaruhi) perilaku manusia.

·         Implikasi Manajerial

Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan produktifitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan efektivitas dari sumber daya yang ada.

Berdasarkan hasil dari Jurnal yang membahas tentang ‘Pengaruh kesadaran merk, persepsi kualitas dan loyalitas merk terhadap nilai pelanggan mobil merk TOYOTA’. maka diajukan beberapa saran serta implikasi manajerial yang dapat diterapkan :

1.      Selalu mempertahankan dan mengingatkan konsumen mengenai kesadaran produk dalam hal ini adalah mobil merek Toyota.  Kesadaran merek dapat dilakukan melalui penyebaran informasi, mempengaruhi dan mengingatkan konsumen akan program- program yang telah dilakukan, secara terus menerus melakukan komunikasi pasar secara kontinyu untuk menanamkan pada benak konsumen bahwa mobil merek Toyota adalah yang terbaik, sehingga konsumen tidak hanya mengira bahwa kualitas mobil merek Toyota yang terbaik, tetapi juga mendekati bukti bahwa produk mobil merek Toyota memang benar-benar yang terbaik.

2.      Mempertahankan dan meningkatkan kualitas produk (mobil merek Toyota) dengan didasarkan pada apa yang diinginkan konsumen, serta terus melakukan inovasi dan pengembangan teknologi untuk meningkatkan kualitas mobil merek Toyota, sehingga kualitasnya tidak hanya sesuai dengan harapan konsumen, melainkan dapat melebihi harapan konsumen.

3.       Mempertahankan dan meningkatkan loyalitas merek pelanggan dengan memahami serta berupaya memenuhi harapan konsumen melalui pelayanan terbaik yang dimiliki.

Daftar Pustaka

               

1.      Wiryanto. 2004. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : PT Grasindo Anggota IKAPI

2.      Wikipedia. 2015. Komunikasi (Online) http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi. Diakses : 10 Maret 2015  

3.      Romli, Khomsahrial. 2014. Komunikasi Organisasi Lengkap, Jakarta : GRASINDO

4.      Mulyana, Dedy. 2001. Ilmu Komunikasi, Bandung : PT REMAJA ROSDAKARYA

5.   Yuniawan, Ahyar dan Herma Yunitasaril. Juli 2006, “Pengaruh kesadaran merk, persepsi kualitas dan loyalitas merk terhadap nilai pelanggan mobil merk TOYOTA”. Jurnal Studi Manajemen & Organisasi Volume 3,  Nomor 2, Juli, Tahun 2006, Halaman 27 http://ejournal.undip.ac.id/index.php. Diakses: 17 Maret 2015